Par section

5 adresses mail seront désormais utilisées et devront être mise en avant sur les invitations:

Secretariat

L’adresse mail du secrétariat Ephata est désormais la suivante:

info@ephatadonbosco.be.

Merci de ne plus envoyer de messages et de communiquer sur l’ancienne adresse !!! Annou Mercier ne répondra plus aux questions spécifique à une section particulière mais uniquement certaines questions générales ou des questions concernant la comptabilité.

Mailchimp

Pour plusieurs raisons (notamment GDPR), un système de mailing a été mis en place: MailChimp. Ce système permet d’envoyer des mails à tout les membres inscrits. Ceux-ci peuvent éditer leurs préférences ou se désinscrire à tout moment en cliquant sur les liens situés en bas du mail. Il est également possible de s’inscrire a cette newsletter en passant par le site. Laurane Steyer se chargera de Mailchimp

Toute la communication par mail (hormis les mails envoyés sépcifiquement aux participants d’un WE pour leur rappeler de prendre des chaussures par exemple) seront envoyés par ce biais là. Ce qui signifie que:

  1. Un mail sera envoyé 1 MOIS avant chaque événement avec les liens d’inscriptions.
  2. Un second mail sera envoyé 2 SEMAINES avant l’événement avec cette fois-ci l’invitation en pièce jointe (ou en lien)
  3. Il n’est pas du resort de Laurane de rédiger les textes ni de trouver les images !!! Il faudra donc avoir une personne de contact par section qui se chargera de fournir le contenu nécessaire (texte, image, invitation,…).
  4. L’ensemble des informations concernant le mail sera mis sur Trello et uniquement sur Trello.

Il n’existe plus qu’une seule page Facebook: www.facebook.com/ephatadonbosco.

Un éditeur sera responsable de

  1. créer les événements et de communiquer sur ceux-ci
  2. informer sur la newsletter
  3. informer sur les inscriptions
  4. communiquer sur d’autres événements liés à Don Bosco.

Gestion du site

La gestion du site internet sera reprise par Félix Cornet.

Si vous souhaitez apporter une modification, il suffit de contacter le responsable de votre section qui a accès au tableau Trello. Une carte sera alors créée afin que la modification soit faite par Félix (ou Miguel Forget).

IL NE SERT A RIEN D’UTILISER UN AUTRE MOYEN DE COMMUNICATION QUE LE TRELLO ! Ce qui veut dire pas de mail, de message, de sms, de communication orale,… Si rien n’est écrit sur Trello, rien ne sera fait ! La tâche sera bien entendu assignée à Félix.

Articles

Dans l’idéal, un petit article sera rédigé par section après chaque WE ou camp. Un responsable article sera désigné au sein d’Ephata. Celui-ci aura uniquement pour tâche la création de l’article sur base du contenu envoyé par chaque section et vérification des dernières fautes d’orthographes.

Comme pour le site, l’ensemble du contenu de l’article sera mis sur Trello, et uniquement sur trello !!!

J’espère pouvoir faire évoluer le système d’inscriptions par la suite mais actuellement cela se fait via les Google Forms.

Maxime Coutelier se chargera du bon fonctionnement des inscriptions. Cela comporte notamment:

  1. ouvrir, fermer, archiver,.. les inscriptions.
  2. modifier certaines informations erronées
  3. vérifier le bon fonctionnement de l’envoi du mail de confirmation
  4. mettre à jour si besoin le Google Site
  5. vérifier les graphiques des Google Sheets

En cas de problème, une tâches trello sera ajoutée et assignée à Maxime.

Plus d’infos concernant Trello: trello.com